Regulamin

REGULAMIN ZAWODÓW
SUWALSKIE TROPY RACE 2023

1.   ZAWODY

Zawody „Suwalskie Tropy Race” (zwany dalej „Zawodami”) są imprezą o charakterze sportowo-turystycznym. Celem zawodów jest pokonanie całej trasy o własnych siłach w jak najkrótszym czasie.

Zawody służą również promocji zdrowego stylu życia, aktywności na łonie natury i turystyki rowerowej. Mają na celu wsparcie rozwoju turystycznego i pokazanie walorów krajobrazowych i przyrodniczych regionu Suwalszczyzny i Mazur. 

2.  ORGANIZATOR

Enyo Group s.c.

Strona internetowa Zawodów: www.suwalskie.tropy.net

3.   TERMIN I MIEJSCE ZAWODÓW

Zawody odbędą się w dniach 22 – 24 lipca 2023 r.

Baza Zawodów: Folwark Hutta nad jez. Koleśne (http://www.hutta.pl).

4.     TRASY i PARAMETRY

Zawody zostaną przeprowadzone z podziałem na trasy:

• STR 350 km (STR350) – trasa rowerowa o długości około 350 km, limit czasu 48 h
• STR 200 km (STR200) – trasa rowerowa o długości około 200 km, limit czasu 36 h

Organizator zastrzega sobie prawo zmiany długości trasy i limitu czasu w zależności od uwarunkowań niezależnych takich jak zalecenia instytucji publicznych, warunki pogodowe itp.

5.   PROGRAM ZAWODÓW

Program zawodów opublikowany jest TUTAJ.
Najważniejsze informacje:

• Start trasy STR350 – godz. 7.00, Start trasy STR200 – godz. 7.20 (Grupa 1) i 7.30 (Grupa 2)
• Pakiet startowy należy odebrać w biurze zawodów w dniu 21.07.2023 r. w godzinach 17:00 – 23:00 lub 22.07.2023 r. w godzinach 5:00 – 6:30.
• Odbiór trackerów odbywa się w sobotę rano od godz. 5.45.

  
6.    ZASADY WSPÓŁZAWODNICTWA

Zadaniem uczestników Zawodów jest pokonanie trasy otrzymanej przez Organizatora w postaci elektronicznej (plik .gpx) w jak najkrótszym czasie. Trasa zawodów nie będzie oznakowana w terenie. Plik .gpx zawodnik wygrywa samodzielnie do własnego urządzenia  (GPS, smartfon z aplikacją, itp.)

Pokonanie trasy przez każdego z uczestników zawodów będzie weryfikowane na podstawie systemu śledzenia lokalizacji GPS. System lokalizacji GPS zapewni Organizator.

Zawody odbywają się w formule samowystarczalności, czyli bez wsparcia z zewnątrz. Można korzystać natomiast z ogólnodostępnych usług np. sklepów, restauracji, noclegów czy serwisów.

Obowiązuje bezwzględny zakaz pomocy osób trzecich (np. auto techniczne, własny punkt żywieniowy, przepak itp.), w tym korzystania z jakichkolwiek środków transportu (z wyjątkiem roweru uczestnika). Uczestnicy pokonują całą trasę rowerem wyłącznie o własnych siłach (zabronione są rowery elektryczne) i samodzielnie prowadząc nawigację. Zakazuje się korzystania z więcej niż jednego roweru w trakcie zawodów.

Uczestnicy muszą poruszać się po trasie wyznaczonej przez Organizatora i określonej w pliku .gpx. W przypadku zjechania z trasy, należy wrócić na nią w miejscu jej opuszczenia. Omyłkowe ominięcie do 1% długości trasy wyznaczonej przez Organizatora może być zaakceptowane przez Organizatora, choć będzie wiązać się z karą czasową w wysokości 15 minut/1 km (i proporcjonalnie). Ominięcie dłuższego odcinka oznacza dyskwalifikację.

Trasa została wyznaczona i zweryfikowana przez Organizatora, jednak mogą wystąpić sytuacje, gdy dany odcinek z przyczyn niezależnych okazuje się tymczasowo niemożliwy do przebycia (np. zatopienie kładki przy gwałtownym wezbraniu rzeki, zamknięcie drogi z powodu awarii). W takich wyjątkowych, przypadkach, zawodnik powinien znaleźć objazd danego odcinka (zaś sytuację udokumentować na zdjęciu/ poinformować Organizatora telefonicznie).

W przypadku zgubienia nadajnika GPS, awarii systemu lub innych problemów losowych Organizator może potwierdzić pokonanie trasy na podstawie zapisu aktywności z urządzenia GPS uczestnika.

Dozwolona jest jazda non-stop.

Skracanie trasy grozi dyskwalifikacją lub karą czasową.

7.  KLASYFIKACJA

Na wszystkich trasach prowadzona będzie klasyfikacja z podziałem na kategorie:

• Mężczyźni
• Kobiety

Za przybycie na metę po wyznaczonym limicie czasu na danej trasie zawodnik nie będzie klasyfikowany.

Nieklasyfikowani będą uczestnicy, którzy nie przestrzegają zasad sportowego zachowania, będą korzystać z transportu lub wsparcia osób trzecich.

8.  WYPOSAŻENIE

Każdy uczestnik powinien posiadać:

• telefon komórkowy z numerem telefonu podanym w zgłoszeniu, oraz numer organizatora (wpisany do telefonu)
• urządzenie do nawigacji z możliwością odczytaniu śladu trasy,
• sprawny rower (wyposażony w oświetlenie na przód i tył),
• sztywny kask (obowiązkowy),
• folia NRC,
• dowód osobisty lub paszport,
• podstawowy zestaw naprawczy (zapasowa dętka lub łatki, pompka).

9.   UCZESTNICTWO I  ZGŁOSZENIA

1) Uczestnikiem może być osoba, która:

a) dokona rejestracji na stronie zawodów

b) dokona opłaty startowej

2) Zgłoszenie będzie ważne w momencie wpłynięcia opłaty startowej

3) W Zawodach mogą startować osoby pełnoletnie.

4) Limit zgłoszeń na wszystkie trasy to 400 osób. Organizator zastrzega sobie prawo do zwiększenia liczby dostępnych miejsc.

5) Zapisy trwają do 18.07., przy czym:

• tylko do 6.07. w ramach rejestracji można zamówić koszulkę rajdową,
• zapisując się do 13.07., macie gwarancję buffa w pakiecie i medalu na mecie,
• przy zapisach w dniach 13-18.07. prosimy o wcześniejszy kontakt (504 097 925 lub suwalskie@tropy.net)

10.  OPŁATA STARTOWA

1) Opłata startowa za udział jednej osoby wynosi:

a) STR 350 km

• wpłata do 31.03.2023 r. (włącznie) – 350 zł;
• po 1.04.2023 r. – 390 zł

c) STR 200 km

• wpłata do 31.03.2023 r. (włącznie) – 330 zł;
• wpłata od 1.042023 r. – 370 zł

2) Zwrot opłaty startowej w przypadku rezygnacji uczestnika następuje wg następujących zasad:

• do dnia 31.03.2023 r. (włącznie) – 100% opłaty startowej
• od dnia 01.04.2023 do dnia 1.06.2022 r. (włącznie) – 50% opłaty startowej
• od dnia 2.06.2023 r. –  nie ma możliwości zwrotu opłaty startowej

Rezygnacji można dokonać wyłącznie drogą mailową na adres e-mail Organizatora: organizator@tropy.net.

3) W przypadku odwołania zawodów z przyczyn niezależnych od organizatora np. pandemia COVID lub stan zagrożenia pożarowego, Organizator zwraca opłatę startową z potrąceniem kwoty 50 zł (pokrycie poniesionych wydatków).

4) Możliwe jest przepisanie pakietu na innego zawodnika do dnia 1.07.2023 r. (włącznie).

11.   ŚWIADCZENIA STARTOWE

W ramach wpisowego Organizator zapewnia:

1) numer startowy

2) trasę zawodów w postaci elektronicznej (plik .gpx)

3) lokalizator GPS oraz przejazd Uczestnika online (na ogólnodostępnym portalu)

4) pakiet startowy obejmujący chustę wielofunkcyjną i inne upominki

5) profesjonalną obsługę fotograficzną

6) ciepły dwudaniowy posiłek na mecie

7) piwo na mecie

8) medal dla finisherów

9) nagrody za miejsca 1-3 w poszczególnych kategoriach i trasach

10) dostęp do pryszniców i toalet w bazie zawodów

Dodatkowo będzie możliwość nabycia koszulki technicznej zawodów w cenie 60 PLN

12. NOCLEGI

Organizator nie zapewnia noclegów ani w bazie ani na trasie zawodów – zawodnik organizuje je sobie samodzielnie. Możliwy jest nocleg w bazie zawodów w pokojach lub w namiocie. Organizator zawodów nie pośredniczy w rezerwacji noclegów. Na terenie bazy mieści się także restauracja. Więcej informacji: http://www.hutta.pl/

13.   POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1) Zawody odbędą się bez względu na warunki atmosferyczne.

2) Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Zawodów, znaczącej zmiany jego tras lub zasad przebiegu w przypadku wystąpienia złych warunków atmosferycznych (np. silne wiatry), znaczącego zagrożenia pożarowego bądź w związku z wystąpieniem klęsk żywiołowych lub innych czynników uznawanych za działanie „siły wyższej” (np. sytuacji pandemii COVID-19).

3) Udział w zawodach jest dobrowolny. Uczestnicy startują na własną odpowiedzialność i w razie wypadku nie będą dochodzić odszkodowania od Organizatora.

4) Ze względów bezpieczeństwa, wszystkich uczestników bezwzględnie obowiązuje zgłoszenie Organizatorowi zakończenia udziału w zawodach nie później niż godzinę po zakończeniu limitu czasu dla trasy na której startuje, poprzez zameldowanie się w bazie Zawodów lub telefonicznie

5) Organizator nie odpowiada za szkody wyrządzone uczestnikom przez innych uczestników, a także za szkody wyrządzone uczestnikom przez osoby trzecie.

6) Zabronione jest pozostawianie śmieci na trasie

7) Opłata za zgubienie lub uszkodzenie nadajnika GPS wynosi 500 zł

8) Na Zawodach obowiązują zasady fair play. Utrudnianie jazdy rowerem innym uczestnikom jest niedozwolone i karane będzie dyskwalifikacją.

9) Organizator nie zapewnia transportu dla uczestników, którzy rezygnują z kontynuowania trasy. 

10) Każdy uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania przepisów prawa, a w szczególności przepisów ruchu drogowego. Za skutki naruszenia tych przepisów uczestnik odpowiada osobiście.

11) Ewentualne protesty dotyczące sytuacji mających miejsce w trakcie Zawodów można składać w Biurze Zawodów lub mailowo do 2 dni od zakończenia zawodów.

12) Uczestnicy mają prawo zgłaszać protesty dotyczące wyników Rajdu przez 3 dni od momentu ukazania się wyników na stronie internetowej zawodów.  Po rozpatrzeniu protestów zgłoszonych do wyników zawodów wyniki uznawać będzie się za ostateczne.

13) Organizator nie bierze odpowiedzialności za rzeczy pozostawione przez uczestników w bazie Zawodów.

14) Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu, o czym uczestnicy zostaną poinformowani najpóźniej przed startem danej trasy.

15) Ostateczna interpretacja niniejszego regulaminu należy do Organizatora. W sprawach spornych decyzja kierownika zawodów jest decyzją ostateczną.

16) Uczestnicy Zawodów wyrażają zgodę na publiczne ogłoszenie wyników wraz z jego danymi osobowymi w postaci imienia, nazwiska, roku urodzenia i miejscowości podanych w zgłoszeniu, a także na publikację ich wizerunku oraz ich imienia i nazwiska w relacjach z Zawodów zamieszczanych w mediach oraz materiałach promocyjnych Organizatora, Patronów i Sponsorów oraz wyrażają zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych na potrzeby organizowanych przez Organizatora imprez i rajdów, jak również na ich gromadzenie w bazach danych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000). Uczestnicy Zawodów zgadzają się również na otrzymywanie korespondencji drogą elektroniczną i  udostępniają w tym celu swój adres e-mail zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2020 poz. 344).

17) Nieznajomość niniejszego regulaminu nie zwalnia uczestnika z jego przestrzegania.

18) Nieprzestrzeganie niniejszego regulaminu grozi dyskwalifikacją uczestnika.

Załącznik 1 do Regulaminu

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest ENYO GROUP s.c. (NIP: 526-25-44-258, REGON: 369826949). Kontakt z administratorem danych osobowych jest możliwy pod adresem suwlaskie@tropy.net

W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzane są Twoje dane osobowe?

1. świadczenia usług drogą elektroniczną:
2. wykonania umowy – czyli Twojego udziału w zawodach Suwalskie Tropy Race,
   1. wykonania umowy – czyli Twojego udziału w zawodach Suwalskie Tropy Race:
3. Twojego uczestnictwa w zawodach Suwalskie Tropy Race (przygotowanie pakietu startowego, opracowanie wyników, wydanie nagród itp.),
4. publikowania ogólnodostępnych list startowych oraz wyników,
5. przesyłanie informacji organizacyjnych (email / SMS) dotyczących udziału w zawodach Suwalskie Tropy Race,
6. obsługi zgłoszeń i korespondencji które do nas kierujesz,
7. kontaktu z Tobą,
   1. wykonania obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze zawodów Suwalskie Tropy Race w celach podatkowych i rachunkowych

Czy musisz podawać dane osobowe?

Podanie danych osobowych jest niezbędne do Twojego udziału w zawodach Suwalskie Tropy Race.

Niepodanie danych osobowych uniemożliwia zawarcie umowy i udział w zawodach Suwalskie Tropy Race.

Jak długo będą przetwarzane Twoje dane osobowe?

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do wypełnienia obowiązków związanych z archiwizacją dokumentów. Okres ten jest zgodny z powszechnie obowiązującymi przepisami dotyczących działalności archiwalnej albo do momentu wycofania zgody. 

Kto będzie odbiorcą danych osobowych?

Twoje dane osobowe będą ujawniane współpracownikom oraz podwykonawcom Administratora w zakresie niezbędnym dla realizacji wcześniej wymienionych celów przetwarzania danych osobowych.

Listy startowe i wyniki, zawierające podstawowe dane osobowe, będą ogólnodostępne, w tym będą publikowane na stronie internetowej zawodów Suwalskie Tropy Race.

Jakie prawa przysługują Tobie z tytułu przetwarzania Twoich danych osobowych?

Masz prawo do wniesienia żądania: dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, ich usunięcia oraz ograniczenia ich przetwarzania. Ponadto masz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania oraz do ich przenoszenia.

Dodatkowo, w odniesieniu do przetwarzania, które odbywa się na podstawie Twojej zgody – masz prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie.

Do kogo możesz wnieść skargę na sposób przetwarzania Twoich danych osobowych?

Skargę możesz wnieść do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.